Prowadzenie firmy a wynajem samochodu

Korzystanie z odpowiedniego samochodu dla wielu firm jest niezbędne do sprawnego funkcjonowania. Niestety, kupno takiego pojazdu to bardzo duży wydatek, przez co przedsiębiorcy często nie są w stanie sobie na to pozwolić, zwłaszcza, jeśli ktoś jest początkujący i prowadzi jedynie małą firmę. Możliwości są jednak znacznie większe, a kupno samochodu to tylko jedna z propozycji. Równie ciekawym i niekiedy korzystniejszym rozwiązaniem może być wynajęcie odpowiedniego samochodu. Trzeba jedynie dowiedzieć się, jak wyglądają w takim przypadku koszty i formalności.

Czym jest wynajem samochodu?

Wynajem samochodu odbywa się tu na podstawie umowy najmu. Kodeks cywilny w art. 659 par. 1 określa, że "przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz".

Jakie są koszty wynajęcia samochodu?

Wynajem samochodów to w gruncie rzeczy opłacalne wyjście, ale trzeba liczyć się tu z różnymi kosztami. Podstawa to sam czynsz za wynajęty samochód, choć do rachunku dochodzi również szereg innych opłat. Wynajmujący bierze na siebie po prostu wszystkie wydatki, jakie związane są z użytkowaniem samochodu. Tankowanie, wymiana oleju, opłata za parkingi czy przejazd autostradami, ubezpieczenia komunikacyjne, zakup nowych części i ich wymiana, dokonywanie napraw – za wszystko to odpowiada osoba wynajmująca pojazd. Przedsiębiorca może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu, ale musi w tym celu prowadzić tak zwaną kilometrówkę, czyli ewidencję kilometrów przejechanych takim pojazdem.

Odwiedź: Wynajem samochodów w Europie >> 

Każdy pojazd posiada jednak określony limit oraz stawkę za każdy przejechany kilometr. Stawka jest ustalana na podstawie pojemności silnika samochodu. W przypadku silników o pojemności skokowej do 900 cm3 jest to 0,5214 zł za kilometr, a w silnikach o pojemności skokowej wyższej niż 900 cm3 – 0,8358 zł. Limit ustala się po pomnożeniu przebiegu samochodu przez stawkę kilometrową. Wydatki przedsiębiorcy na utrzymanie wypożyczonego samochodu nie mogą przekroczyć tej granicy.

wynajem samochodów

Pozostałe formalności

Przedsiębiorca ma obowiązek księgowania kosztów wynikających z korzystania z samochodu według opisanej wyżej zasady. Nie jest to jednak reguła obowiązująca w każdym przypadku. Wyjątkiem są na przykład opłaty za ubezpieczenie komunikacyjne, wykupione na samochód. Jeśli zakres ubezpieczenia, za jaki odpowiedzialny jest wynajmujący zostanie uwzględniony w umowie najmu, to opłaty te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Warto zatem zadbać o to, aby w umowie zaznaczono rolę wynajmującego samochód w opłacaniu ubezpieczenia. Również w tym przypadku istnieją pewne ograniczenia, bowiem wydatki poniesione w związku z ubezpieczeniem nie mogą przekraczać wspomnianego wyżej limitu kilometrówki.

Dość skomplikowaną kwestią jest księgowanie samego czynszu za wynajem samochodu. Z jednej strony powszechna jest opinia, że taki czynsz nie może być rozliczany na podstawie kilometrówki, bowiem nie zalicza się do kosztów związanych z eksploatacją samochodu. Równocześnie znaleźć może wiele przeciwnych głosów które twierdzą, że czynsz zdecydowanie należy do takich kosztów i w związku z tym powinien być księgowany w identyczny sposób. Cenną wskazówką jest komunikat Ministerstwa Finansów, wydany w roku 2013. Mówi on jasno, że czynsz za samochód może być rozliczany poza kilometrówką. Dla podatników jest to niewątpliwie znacznie korzystniejsze rozwiązanie.

Wynajem samochodu dla firmy zawsze musi wiązać się nie tylko z kosztami, ale również formalnościami. Nie należy jednak się tego obawiać, bowiem przy odpowiednim podejściu wcale nie będzie to skomplikowana kwestia.

Autor

Redakcja

bypoznan.pl